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Bürogeräte – ein Schritt zur Optimierung der Arbeit
Welche Geräte sind im Büro nützlich?
Ein gut ausgestattetes modernes Büro besteht nicht nur aus Computerhardware, Peripheriegeräten und ergonomischen Möbeln. Auch andere Bürogeräte, wie beispielsweise Aktenvernichter und Scanner, spielen eine wichtige Rolle in diesem Raum. Mit ihrer Hilfe kannst du deine Aufgaben effizienter erledigen, für einen angemessenen Dokumentenfluss sorgen und ohne großen Aufwand die Sicherheitsstandards einhalten, die beim Umgang mit personenbezogenen Daten erforderlich sind.
Von der Papierform zur elektronischen Form – Scanner
Ein Scanner ist ein einfach zu bedienendes und äußerst nützliches Gerät, das Daten (Text, Bilder) erfasst und in digitale Signale umwandelt. Das bedeutet, dass du nach dem Scannen Papierdokumente in elektronischer Form lesen kannst. Du kannst Seiten aus Büchern, Fotos, unterschriebene oder handschriftlich ausgefüllte Dokumente sowie handschriftliche Entwürfe, Grafiken und Skizzen scannen. In Zeiten der Internetkommunikation sind Scanner somit ein unverzichtbares Bürogerät. Darüber hinaus sind digitalisierte Dokumente leichter zu „speichern“ und zu finden.
Scanner lassen sich in Schachtelscanner und Flachbettscanner unterteilen. Erstere bestehen aus Rollen, die das zu scannende Dokument durchziehen, indem sie es von einer Seite aufnehmen und auf der anderen Seite wieder abgeben. Ihr Vorteil ist das kompakte Design, das auf jedem Schreibtisch Platz findet. Außerdem lassen sie sich problemlos auf Geschäftsreisen oder zu Firmenevents mitnehmen. Schachtelscanner mit ADF-Einzug funktionieren auf die gleiche Weise. Sie sind größer, ermöglichen jedoch das gleichzeitige Scannen von bis zu 60 Seiten. Du musst nur den Dokumentenstapel in den Einzug legen. Flachbettscanner benötigen viel mehr Platz, da sie aus einem Deckel und einer Glasplatte bestehen, auf der das zu scannende Dokument platziert wird. Der Lesekopf des Scanners bewegt sich unter der Glasplatte. Achte bei der Auswahl eines Modells auf die unterstützten Medien, also auf die Angabe, welche Dokumente du scannen kannst, z. B. große Formate, Plastikkarten oder Folien.
Aktenvernichter für Papier, CDs und Karten
Dokumente, deren Archivierungsfrist abgelaufen ist, oder solche, die digitalisiert wurden und insbesondere personenbezogene Daten gemäß DSGVO enthalten, sollten vor der Entsorgung ordnungsgemäß vernichtet werden. Das bedeutet, dass die enthaltenen Informationen nicht in die falschen Hände gelangen dürfen. Dies betrifft oft auch CDs/DVDs oder Plastikkarten. Für diesen Zweck ist ein Aktenvernichter, der Papier in Streifen oder mikroskopisch kleine Schnipsel schneidet, ein unverzichtbares Bürogerät. Die Größe der Schnipsel und damit das Sicherheitsniveau werden durch die Skala von P-1 bis P-7 bestimmt. Je höher die Zahl, desto höher die Sicherheit, also kleinere Schnipsel. Zum Vernichten von Dokumenten, die personenbezogene Daten enthalten, benötigst du ein Gerät mit mindestens DIN-Norm P-3. Weitere Informationen findest du in unserem Leitfaden: Aktenvernichter, das zuverlässige Mittel zum Schutz personenbezogener Daten.
Laminiergeräte – Langlebigkeit papierbasierter Dokumente
Ein Laminiergerät ist ein Gerät, das ein Papierblatt mit einer Kunststoffschicht überzieht. Laminierte Dokumente, Quittungen, Menükarte, Zertifikate, Visitenkarten oder sogar Fotos sind viel haltbarer. Sie werden im Laufe der Zeit nicht beschädigt oder verblassen. Außerdem sind sie feuchtigkeits- und schmutzresistent und können bei Bedarf vorsichtig abgewischt werden. Die Farben der mit glänzender Folie bedeckten Dokumente sind intensiver. Laminiergeräte nehmen wenig Platz ein und sind sehr einfach zu bedienen. Achte bei der Auswahl eines Laminiergeräts auf das Format und die maximale Dicke des zu laminierenden Dokuments.
Papiertrimmer und Schneidegeräte
Dokumente, Aufgabenblätter, Fotos oder Visitenkarten erfordern oft eine präzise Zuschnitte. Für solche Anwendungen sind Schneidegeräte und Trimmer unerlässlich. Sie dienen zum geraden Schneiden von Papier, Folien, Fotos sowie Karton. Schneidegeräte ermöglichen das gleichzeitige Zuschneiden einer großen Anzahl von Dokumenten. Trimmer hingegen sind nützlich für Schnitte, die eine höhere Präzision erfordern. Außerdem ermöglichen sie gerade oder gezackte Schnitte, Falten und Perforationen. Achte bei der Auswahl des richtigen Schneidegeräts oder Trimmers auf das Format und die Art des zu schneidenden Materials sowie auf die maximale Anzahl der gleichzeitig geschnittenen Blätter.
Bindegeräte – Dokumentenbindung
Das Binden, also das Verbinden loser Blätter mit Rücken, ist eine schnelle und einfache Methode, die eine bessere Organisation der Arbeit ermöglicht. Es hilft, Materialien zu ordnen und sie zu einem thematischen Paket zusammenzufassen, was die Aufbewahrung und Suche nach benötigten Informationen erleichtert. Darüber hinaus sehen mehrseitige Dokumente viel professioneller aus, wenn sie gebunden sind. Bindegeräte ermöglichen das Binden von bis zu 510 Blättern gleichzeitig.
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